Eine falsche oder unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass du monatelang auf dein Geld wartest — oder es gar nicht bekommst. Als Freelancer bist du verpflichtet, bestimmte Pflichtangaben auf jeder Rechnung zu machen. Wer sie vergisst, riskiert Probleme mit dem Finanzamt und verärgerte Kunden.
Diese Anleitung zeigt dir, was auf eine rechtssichere Rechnung gehört, wie du sie schnell erstellst und wie du den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen behältst.
Was muss auf einer Rechnung stehen? (Pflichtangaben 2026)
Laut § 14 UStG müssen Rechnungen in Deutschland folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du) und des Leistungsempfängers (dein Kunde)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und eindeutig)
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Leistungszeitraum)
- Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen
- Angewendeter Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag
- Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. MwSt.)
- Bei Kleinunternehmer-Regelung: Hinweis auf § 19 UStG
Wichtig für Rechnungen über 250 € brutto: Alle oben genannten Angaben sind Pflicht. Unter 250 € gelten vereinfachte Anforderungen (Kleinbetragsrechnung).
Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen als Freelancer
Schritt 1: Kundendaten vollständig erfassen
Name, Anschrift, ggf. USt-IdNr. des Kunden. Wer diese Daten einmal korrekt gespeichert hat, muss sie nie wieder eintippen.
Schritt 2: Leistung klar beschreiben
Nicht "Beratung" — sondern "Strategieberatung für Social-Media-Kampagne, Zeitraum 01.–15. Juni 2026, 8 Stunden à 95 €".
Schritt 3: Rechnungsnummer vergeben
Fortlaufend und einmalig. Viele Freelancer nutzen das Format JJJJ-NNN (z.B. 2026-001).
Schritt 4: Steuern korrekt ausweisen
- Regelbesteuerung: 19 % MwSt. ausweisen
- Kleinunternehmer: keine MwSt., Hinweis auf § 19 UStG
- EU-Ausland: ggf. Reverse Charge
Schritt 5: Zahlungsziel setzen
Standard in Deutschland: 14 oder 30 Tage. Klar formuliert: "Zahlbar bis zum TT.MM.JJJJ".
Schritt 6: Als PDF exportieren und versenden
Professionelle Optik, unveränderliches Format.
Das Problem mit manuellen Rechnungen
Wer Rechnungen in Word oder Excel erstellt, riskiert:
- Vergessene Pflichtangaben
- Fehler bei der fortlaufenden Nummerierung
- Kein Überblick, welche Rechnungen offen oder bezahlt sind
- Keine automatische Verbindung zu Kundendaten
Rechnungstool vs. manuell: Was wirklich spart
Mit einem Rechnungstool:
- Alle Pflichtangaben automatisch enthalten
- Kundendaten einmal anlegen, immer verfügbar
- Rechnungsnummer automatisch vergeben
- PDF in Sekunden erstellt
- Offene und bezahlte Rechnungen auf einen Blick
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Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer keine MwSt. ausweisen? Richtig — aber du musst auf § 19 UStG hinweisen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Mindestens 10 Jahre (§ 147 AO).
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen? Der Kunde kann die Vorsteuer nicht abziehen und wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Das verzögert die Zahlung.
Darf ich Rechnungen per E-Mail verschicken? Ja, eine PDF-Rechnung per E-Mail ist in Deutschland rechtssicher.
Stand: Juni 2026. Keine Steuerberatung — bei individuellen Fragen bitte Steuerberater konsultieren.